Службовий телефон

Значення телефону дуже велике. При його ефективному використанні він стає найважливішим компонентом іміджу. Саме від прийому, який буде наданий потенційному партнеру на іншому кінці дроту, від того, як складеться попередня розмова, багато в чому залежить, чи не стане він останнім. Уміння людини вести телефонні переговори в кінцевому рахунку визначає його репутацію, а також репутацію фірми, яку він представляє.

Спеціальні вимоги пред'являються до змісту телефонних розмов. Вони охоплюють як звичайний телефонний етикет, так і особливості ділового адміністрування.

До основних правил, яких має сенс дотримуватися при телефонному спілкуванні, відносяться наступні:

• Відповідаючи на дзвінок, представтесь. Люди повинні знати, з ким вони розмовляють. Це, крім того, створює обстановку довіри і допомагає краще зрозуміти співрозмовника. Знайдіть доброзичливу, що подобається вам самим формулу (як би ви самі хотіли, щоб вам відповідали), наприклад: «Доброго ранку. У телефону Олена Вікторівна. Фірма "Асорті" ». Це залишає приємне враження і дозволяє звонящему звикнути до голосу відповідає.

• Не давайте виходу вашим негативним емоціям. Вашому співрозмовнику навряд чи буде цікаво, що за пару хвилин до цього ви мали неприємну розмову з шефом або просто встали не з тієї ноги. Якщо ж поганий настрій не залишає вас, зробіть глибокий вдих і порахуйте до десяти, щоб заспокоїтися.

• Відповідайте на всі телефонні дзвінки, як би це не було для вас втомлює. Ніколи не можна знати заздалегідь, який за рахунком дзвінок принесе вам вигідний контракт або цінну інформацію.

• Переконайтеся в точності відомостей, які ви маєте намір повідомити. Якщо у вас немає повної впевненості, краще перевірити ще раз. Практично неможливо відновити довіру до фірми, якщо клієнт в негоду подолав довгий шлях до вашого офісу і виявив, що ви не маєте в своєму розпорядженні тим документом, про який радісно йому повідомили. Зробіть так, щоб інформація, передана в чию-небудь відсутність, дійшла до адресата. Хоча організувати обмін інформацією через третіх осіб непросто, це може окупитися сторицею.

• Для того щоб з'ясувати, що вам потрібно, задавайте питання по анкетному принципом («Як вас звуть?», «Звідки ви телефонуєте?», «Ваш номер телефону?"), Надаючи відповідає як би заповнити прогалини.

Нижче наводиться короткий перелік того, що слід, а що не слід робити, коли у вашій фірмі дзвонить телефон. Не слід:

• Довго не піднімати трубку.

• Говорити: «Привіт», «Так», «Говоріть», коли починаєте розмову.

• Питати: «Чи можу я вам допомогти?"

• Вести дві бесіди відразу.

• Залишати телефон без нагляду хоча б ненадовго.

• Використовувати для нотаток клаптики паперу і листки календаря.

• Передавати трубку кілька разів.

• Говорити: «Все обідають», «Нікого немає», «Будь ласка, передзвоніть».

Слід:

• Підняти трубку до четвертого дзвінка телефону.

• Говорити: «Доброго ранку (день)», представитися.

• Питати: «Чим я можу вам допомогти?"

• Концентруватися на розмові і уважно слухати.

• Запропонувати передзвонити, якщо для з'ясування деталей потрібен час.

• Використовувати бланки для запису телефонних розмов.

• Записати номер що дзвонить і передзвонити йому.

• Записати інформацію і пообіцяти клієнту передзвонити йому.

Цей список можна продовжити. Наприклад, не можна перетворювати розмову в допит, ставити запитання типу «З ким я розмовляю?» Або «Що вам потрібно?».

Треба стежити за своєю дикцією (не чмокать, не шепелявити і т. п.).

Якщо ви говорите з акцентом, постарайтеся говорити виразніше.

Уникайте звички затискати мікрофон рукою, щоб щось сказати колегам, - клієнт може почути.

плакаты печатаем быстро http://vivario.com.ua/plakaty оперативная типография в Киеве лучшие цены